خدیجه قجر شیرازی
مسئول دبیرخانه مرکزی
وظایف دبیرخانه
دریافت دستور وبرنامه کار از سرپرست مربوطه
ثبت ونظارت بر موضوعات مکاتبات دریافتی و ارسالی از طریق اتوماسیون اداری
بازبینی وکنترل ضمائم نامه های دریافتی و ارسالی
ثبت ونظارت وتفکیک وتوزیع نامه های ارجاع شده به اقدام کننده ها وپیگیری آن
ثبت ونظارت بر مکاتبات داخلی
ثبت و نظارت بر حفظ ونگهداری سوابق مربوط به نامه ها طبق ضوابط ومقررات بشکل الکترونیکی در اتوماسیون و درصورت لزوم بایگانی فیزیکی
طبقه بندی وکدگذاری وبایگانی مکاتبات طبق دستورالعمل های مربوطه واحتیاجات دانشکده ( درصورت فیزیکی بودن مکاتبات)
اطلاع رسانی از طریق اتوماسیون اداری ،سایت دانشکده وتابلو اعلانات دبیرخانه جهت ذینفعان
پست و دریافت مراسلات پستی
ثبت مکاتبات و مستندات مربوط به کارکنان و واحدها در دفاتر ارسال و مراسلات وتحویل آن درقبال اخذ رسید
ثبت ونظارت مکاتبات وفرمهای داخلی در دفتر اندیکاتور (داخلی)
ارسال وپیگیری کلیه مکاتبات خارج از سازمان طی دستور مقامات ذیربط
دریافت مکاتبات و سایر امور مربوط به امور مالی حسب مورد
تهیه گزارشهای لازم و سایر امور محوله